“Je voelt meteen: hier is over nagedacht”

Floor, Recruitment Consultant binnen Bakker & Bosch Group trapt af. “Wat mij het meest opviel, is dat er echt over nagedacht is: een duidelijk pad voor de eerste weken. Je hoeft niet zelf uit te vinden waar je moet beginnen. Dat klinkt eigenlijk best wel logisch, maar in heel veel organisaties is dat helemaal nog niet goed geregeld.”

Dat pad start in Learned, onze digitale omgeving waarin nieuwe collega’s stap voor stap door de eerste vier weken worden begeleid. Van praktische acties tot kennismakingen en ontwikkelgesprekken, alles staat overzichtelijk klaar.

Onze Contentmarketeer Annick, licht toe: “In Learned staat een duidelijk overzicht van wat je wanneer doet, welke trainingen je kunt volgen, geschikt voor jouw functie en welke kennismakingsafspraken er gepland staan. Je hebt ook inzicht in je persoonlijke functieprofiel en hoe dat aansluit op de kernwaarden van Bakker & Bosch Group. Je kunt het een beetje zien als een persoonlijke roadmap voor je eerste periode.”

Sem, Recruitment Consultant voor onze RPO-dienstverlening knikt. “Het gaf mij rust. Je komt ergens nieuw binnen, je wilt laten zien wat je kan, maar ondertussen moet je nog alles leren. Doordat het proces zo duidelijk is, kun je op een rustige manier binnen de organisatie landen.”

Een goede onboarding begint vóór de eerste werkdag en neemt onzekerheid bij de nieuwe medewerker weg. Dat is belangrijk, want onderzoek laat zien dat de eerste 90 dagen bepalend zijn voor betrokkenheid en retentie. Wie zich snel onderdeel voelt van het geheel, blijft langer en presteert beter.

Het verhaal achter de organisatie

Floor herinnert zich vooral het gesprek met Marijn en Dirk, de oprichters van de Bakker & Bosch Group. “Je hoort tijdens dit gesprek niet alleen wat we doen, maar ook waarom we het doen. Wat ons DNA is, hoe de organisatie in elkaar zit, hoe we communiceren met elkaar en waarom we dat zo belangrijk vinden. En wie kunnen dit beter uitleggen dan zij? Daardoor snap je meteen de context van je werk.”

Dat verhaal vormt de brug tussen hoe je je als organisatie presenteert naar buiten en hoe het er van binnen echt aan toegaat. Veel organisaties gebruiken daarvoor de term employer brand: het beeld en de reputatie die je hebt als werkgever, wat (potentiële) medewerkers over je horen, zien en ervaren. Denk aan je werken-bij website, vacatures, social media, verhalen van collega’s en het gevoel dat kandidaten krijgen tijdens het sollicitatieproces.

Tijdens de onboarding is dat het moment waarop dat beeld wordt getoetst aan de werkelijkheid. Nieuwe collega’s ontdekken in hun eerste weken of de cultuur, waarden en manier van samenwerken inderdaad overeenkomen met wat vooraf is beloofd. Als dat klopt, ontstaat vertrouwen en betrokkenheid. Als er een verschil zit tussen verwachting en realiteit, kan dat juist leiden tot twijfel of teleurstelling.

Wegwijs in systemen en mensen

Een belangrijk onderdeel van de eerste weken is het wegwijs worden in onze systemen, de digitale ruggengraat van hoe wij samenwerken. Nieuwe collega’s krijgen daarom stap voor stap uitleg over de tools die zij dagelijks gebruiken. Denk aan onze recruitmentsoftware, waarin het volledige wervingsproces samenkomt en Microsoft SharePoint, onze centrale plek voor documentbeheer, nieuws en organisatiebrede updates. Hier vinden collega’s niet alleen bestanden, maar ook HR-informatie, IT-support en praktische handleidingen. Het doel van Microsoft SharePoint is dat iedereen zelfsturend kan werken en snel weet waar informatie te vinden is.

Annick: “Die systemen ondersteunen onze dagelijkse werk. Doordat alles op één plek samenkomt, weet je sneller waar je informatie vindt en wat er van je verwacht wordt. Daardoor kun je veel sneller zelfstandig aan de slag.”

Minstens zo belangrijk als de systemen zijn de gesprekken met mensen binnen de organisatie. Nieuwe collega’s plannen daarom kennismakingen met teamleiders en specialisten uit verschillende teams en dienstverleningen. Zo leren zij niet alleen hoe processen lopen, maar ook wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de samenwerking in de praktijk werkt.

Sem: “Voor elke afspraak kreeg ik vooraf context: waarom spreken we elkaar en wat kan ik verwachten? Die aanpak is bewust. Door structuur aan te brengen in deze kennismakingen ontstaat snel inzicht in het grotere geheel van de organisatie en in de eigen rol daarin. Floor vult aan: “Daardoor vallen de puzzelstukjes sneller op hun plek. Je snapt niet alleen wie wat doet, maar ook hoe alles met elkaar samenhangt en waar jij zelf kunt bijdragen. Dat maakt het veel makkelijker om je weg te vinden in de organisatie.”

Zo vormt dit onderdeel van de onboarding de brug tussen weten hoe het werkt en voelen hoe het is om hier samen te werken.

Kleine dingen die het verschil maken

Onboarding zit niet alleen in systemen en gesprekken, maar ook in de cultuur. In de kleinste dingen. Nieuwe collega’s stellen zich voor via een korte kennismaking met vijf vragen en voegen hun favoriete nummer toe aan de gezamenlijke Bakker & Bosch Group Spotify-playlist van de organisatie.

Floor lacht: “Dat klinkt kneuterig, maar het breekt meteen het ijs. Collega’s spreken je erop aan: ‘Hé, dat nummer heb jij toegevoegd toch?’ Of we luisteren samen op de vrijdagmiddag naar de lijst en we gaan raden: welk nummer hoort bij welke collega?” Muziek zorgt voor verbinding met je collega’s en werkgeluk.

Consultants in gesprek

Waarom dit alles ertoe doet

Een goede onboarding draait uiteindelijk om werkgeluk en duurzame verbinding. Medewerkers die zich gezien, ondersteund en onderdeel van het geheel voelen, bouwen sneller vertrouwen op, in hun rol, hun collega’s en de organisatie.

Annick vat het mooi samen: “Je merkt dat hier echt wordt geïnvesteerd in een goede start. Daardoor wil je ook investeren. Voor organisaties is dat belangrijk. Onboarding bepaalt hoe snel iemand productief wordt, hoe sterk de betrokkenheid is en of iemand zich voor de lange termijn wil verbinden. Het is daarmee niet alleen een HR-proces, maar een strategische keuze.”

“Je staat er nooit alleen voor”

Aan het einde van het gesprek vragen we de drie wat hun onboarding vooral kenmerkt.

“Structuur,” zegt Sem.

“Persoonlijk,” zegt Floor.

“Warm,” zegt Annick.

En dat is de kern. Een onboarding die richting geeft. Die duidelijk maakt wat er van je verwacht wordt, maar je tegelijkertijd laat voelen dat je welkom bent. Want uiteindelijk begint duurzame samenwerking niet bij de eerste werkdag, maar bij hoe je die eerste weken samen vormgeeft. En precies daar maken wij bij Bakker & Bosch Group bewust tijd en aandacht voor.